La comunicazione e la collaborazione online hanno cambiato per sempre il nostro modo di lavorare.
Per le aziende, la sovrabbondante disponibilità di informazioni può creare problemi: uno di questi è la gestione dell'aumento dei dati. Affluiscono nuovi dati mentre tutti gli altri vengono seppelliti in un "cimitero" di informazioni.
Per gli studi professionali, che fanno dell'efficiente circolazione, conservazione e reperimento delle informazioni il loro core business questo diventa un problema di massima criticità.
La soluzione "vecchia scuola" ha consistito per anni in una puntigliosa attività di selezione, classificazione, catalogazione e archiviazione delle informazioni. Modalità adatta a gestire bassi volumi di documenti, tangibili (cartacei...), destinati all'uso proprio o di gruppi ristretti di persone. Il limite strutturale di questa soluzione è evidente: ognuno possiede un suo criterio di categorizzazione (per ciascuno il migliore...) e condividere regole logico-sintattiche può essere un problema insuperabile
In una qualsiasi pratica decine di comunicazioni, e-mail, messaggi immediati e bozze di documenti vanno avanti e indietro tra i membri del team. Allegati smarriti, thread impossibili da seguire e tentativi di definire l'ultima versione possono creare problemi consistenti poiché aumenta la difficoltà di identificare le versioni definitive, il pericolo che qualcuno lavori su versioni "parallele", o che a distanza di tempo, sia impossibile ricostruire con certezza lo svolgimento della pratica.
Riprendere in mano un fascicolo a distanza di tempo è un'operazione tanto frequente quanto, spesso, deludente.
Quando avete bisogno di tenere sotto controllo i vostri dati digitali, potete trovare su Internet nuovi strumenti, tra i quali, uno dei più nuovi e popolari è il sistema wiki.
Wiki – parola hawaiiana per dire "veloce" – è uno strumento flessibile comunemente conosciuto oggi attraverso siti Web quali Wikipedia e il progetto h2g2 della BBC, la famosa "Guida galattica per gli autostoppisti". È un metodo flessibile per condividere la conoscenza attraverso la collaborazione in tempo reale in un ambiente democratico.
Ciò fornisce un metodo diretto per la comunicazione di gruppi dinamici che consente a chi lo desidera di proporre contributi al contenuto generale, sia con l'aggiunta di nuovi dati, con l'editing o l'aggiornamento di informazioni esistenti.
Il sistema wiki fornisce agli intranet aziendali un'ampia gamma di attività collaborative, dalla pianificazione dei progetti all'organizzazione di meeting, perfino un blocco note online.
È possibile effettuare tutte queste operazioni senza conoscenze tecniche e da qualsiasi parte del mondo usando un server di rete privato (o semi-pubblico) con un motore wiki specifico.
Per gli studi professionali orientati al lavoro in team, che condividono un ambiente di scrittura o producono quantità rilevanti di documentazione in gruppo, wiki si può rivelare uno strumento di collaborazione ideale non solo per migliorare la produttività, ma anche per accelerare il consolidamento della conoscenza, vero patrimonio dello studio.
Collaborazione semplificata, non anarchia!
Oggi, la maggioranza di wiki di futura generazione utilizzano collegamenti ipertestuali e un editor WYSIWIG (What You See Is What You Get, quello che vedi è quello che ottieni), che consente agli utenti di creare facilmente pagine interattive e avviare una collaborazione in pochi minuti.
Fornendo la capacità di creare e gestire facilmente contenuti attraverso vari mezzi (postare direttamente materiale o inviare semplicemente una e-mail a una pagina particolare), gli utenti possono essere certi che i contenuti saranno aggiornati in modo dinamico e completamente trasparenti a tutti gli utenti registrati, o solo a quelli che hanno determinati profili di autorizzazione. La maggior parte dei wiki supportano anche allegati. Di fatto, anche se ha varie analogie con sistemi di gestione dei contenuti, un wiki differisce significativamente da essi per la flessibilità della navigazione e della struttura; perfetto per cambiare rapidamente progetti e team.
Un'ulteriore qualità del sistema wiki è che più utenti lo usano, e più vantaggi offre. Con un singolo soggetto editor dei contenuti sarebbe oltremodo difficile garantire l'aggiornamento costante di una intranet aziendale; invece, con un gruppo potenziale di decine o perfino centinaia di editor, che possono aggiungere contenuti senza avere competenze tecniche-informatiche specifiche, è possibile assicurare un livello tutto nuovo alle informazioni.
E una volta eseguiti gli aggiornamenti, tutti gli altri membri del team possono essere avvisati immediatamente tramite notifiche e-mail o feed RSS.
Un wiki ha la capacità di creare un metodo di collaborazione orizzontale e veramente dinamico che garantisce una costante gestione delle conoscenze e dei progetti, qualsiasi sia la dimensione dello studio.
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