giovedì 22 marzo 2007

Wiki. Uno strumento utile in uno studio professionale?

di Giacomo Barbieri

La comunicazione e la collaborazione online hanno cambiato per sempre il nostro modo di lavorare.

Per le aziende, la sovrabbondante disponibilità di informazioni può creare problemi: uno di questi è la gestione dell'aumento dei dati. Affluiscono nuovi dati mentre tutti gli altri vengono seppelliti in un "cimitero" di informazioni.

Per gli studi professionali, che fanno dell'efficiente circolazione, conservazione e reperimento delle informazioni il loro core business questo diventa un problema di massima criticità.

La soluzione "vecchia scuola" ha consistito per anni in una puntigliosa attività di selezione, classificazione, catalogazione e archiviazione delle informazioni. Modalità adatta a gestire bassi volumi di documenti, tangibili (cartacei...), destinati all'uso proprio o di gruppi ristretti di persone. Il limite strutturale di questa soluzione è evidente: ognuno possiede un suo criterio di categorizzazione (per ciascuno il migliore...) e condividere regole logico-sintattiche può essere un problema insuperabile

In una qualsiasi pratica decine di comunicazioni, e-mail, messaggi immediati e bozze di documenti vanno avanti e indietro tra i membri del team. Allegati smarriti, thread impossibili da seguire e tentativi di definire l'ultima versione possono creare problemi consistenti poiché aumenta la difficoltà di identificare le versioni definitive, il pericolo che qualcuno lavori su versioni "parallele", o che a distanza di tempo, sia impossibile ricostruire con certezza lo svolgimento della pratica.

Riprendere in mano un fascicolo a distanza di tempo è un'operazione tanto frequente quanto, spesso, deludente.

Quando avete bisogno di tenere sotto controllo i vostri dati digitali, potete trovare su Internet nuovi strumenti, tra i quali, uno dei più nuovi e popolari è il sistema wiki.

Wiki – parola hawaiiana per dire "veloce" – è uno strumento flessibile comunemente conosciuto oggi attraverso siti Web quali Wikipedia e il progetto h2g2 della BBC, la famosa "Guida galattica per gli autostoppisti". È un metodo flessibile per condividere la conoscenza attraverso la collaborazione in tempo reale in un ambiente democratico.

Ciò fornisce un metodo diretto per la comunicazione di gruppi dinamici che consente a chi lo desidera di proporre contributi al contenuto generale, sia con l'aggiunta di nuovi dati, con l'editing o l'aggiornamento di informazioni esistenti.

Il sistema wiki fornisce agli intranet aziendali un'ampia gamma di attività collaborative, dalla pianificazione dei progetti all'organizzazione di meeting, perfino un blocco note online.

È possibile effettuare tutte queste operazioni senza conoscenze tecniche e da qualsiasi parte del mondo usando un server di rete privato (o semi-pubblico) con un motore wiki specifico.

Per gli studi professionali orientati al lavoro in team, che condividono un ambiente di scrittura o producono quantità rilevanti di documentazione in gruppo, wiki si può rivelare uno strumento di collaborazione ideale non solo per migliorare la produttività, ma anche per accelerare il consolidamento della conoscenza, vero patrimonio dello studio.

Collaborazione semplificata, non anarchia!

Oggi, la maggioranza di wiki di futura generazione utilizzano collegamenti ipertestuali e un editor WYSIWIG (What You See Is What You Get, quello che vedi è quello che ottieni), che consente agli utenti di creare facilmente pagine interattive e avviare una collaborazione in pochi minuti.

Fornendo la capacità di creare e gestire facilmente contenuti attraverso vari mezzi (postare direttamente materiale o inviare semplicemente una e-mail a una pagina particolare), gli utenti possono essere certi che i contenuti saranno aggiornati in modo dinamico e completamente trasparenti a tutti gli utenti registrati, o solo a quelli che hanno determinati profili di autorizzazione. La maggior parte dei wiki supportano anche allegati. Di fatto, anche se ha varie analogie con sistemi di gestione dei contenuti, un wiki differisce significativamente da essi per la flessibilità della navigazione e della struttura; perfetto per cambiare rapidamente progetti e team.

Un'ulteriore qualità del sistema wiki è che più utenti lo usano, e più vantaggi offre. Con un singolo soggetto editor dei contenuti sarebbe oltremodo difficile garantire l'aggiornamento costante di una intranet aziendale; invece, con un gruppo potenziale di decine o perfino centinaia di editor, che possono aggiungere contenuti senza avere competenze tecniche-informatiche specifiche, è possibile assicurare un livello tutto nuovo alle informazioni.

E una volta eseguiti gli aggiornamenti, tutti gli altri membri del team possono essere avvisati immediatamente tramite notifiche e-mail o feed RSS.

Un wiki ha la capacità di creare un metodo di collaborazione orizzontale e veramente dinamico che garantisce una costante gestione delle conoscenze e dei progetti, qualsiasi sia la dimensione dello studio.

giovedì 15 marzo 2007

di Gianfranco Barbieri

L’intervento che Chris Hinze ha tenuto a Milano nel corso del Legal Marketing Luncheon ha messo in evidenza alcuni aspetti importanti riguardo ai nuovi strumenti a disposizione delle libere professioni in Italia, come ad esempio la possibilità di adottare strumenti e strategie di Marketing per sviluppare proprio il business, per contenere gli inserimenti della concorrenza e per attrarre nuovi clienti.

La lezione di Hinze su come si redige un piano di Marketing è partita dal presupposto – sostanzialmente innegabile, se si escludono alcune isolate eccezioni – che gli Studi professionali (in particolar modo quelli legali) in Italia siano ancora lontani dall’aver raggiunto la piena consapevolezza dell’importanza di una adeguata promozione delle attività dello Studio e dell’immagine che esso proietta all’esterno. Questa debolezza è evidente se si confrontano le risorse impiegate per il Marketing in Italia con le medie del mondo anglosassone, e ancor di più se si registrano le forti resistenze dei vertici di categoria al cambiamento normativo, sintomo della volontà di mantenere il più possibile lo status quo antea; le perplessità circa l’opportunità di una riforma “liberalizzatrice” non sono diminuite dopo il 2006, quando il Legislatore si è allineato con le richieste sempre più pressanti del mercato. Tuttavia, con il riconoscimento delle potenzialità insite nella nuova normativa, sta crescendo anche in Italia la ricerca di consulenti per la Comunicazione e il Marketing, la nuova frontiera per lo sviluppo degli Studi professionali.

Quando si discute di futuro delle professioni liberali, comunque, è necessario mettere da parte l’entusiasmo e valutare bene le azioni da intraprendere. Il Marketing è indubbiamente la novità che esercita la maggior attrattiva al giorno d’oggi, la parola magica che evoca un aumento degli utili e un incremento del business. Ma ad una più attenta analisi, altri aspetti meno appariscenti ma cruciali nella loro essenzialità sono da anteporsi alla sola ricerca dell’espansione.

Il più importante di questi aspetti è l’organizzazione. Uno studio curato dal Prof. Giovanni Costa dell’Università di Padova sullo status organizzativo degli Studi di Dottori Commercialisti nel novembre 2003 – unico in Italia – ha rilevato come il percorso evolutivo delle professioni sia ancora lungi dall’uniformarsi alla media anglosassone, che conta Studi molto dimensionati e con una forte immagine di gruppo. Le realtà italiane sono ancora molto legate al territorio e in gran parte si basano sulla reputazione personale del singolo professionista associato, che mette in campo come valore qualificante per i clienti la propria competenza tecnico specialistica. Solo gli studi più grandi hanno incorporato una “cultura dell’organizzazione”, che comporta la standardizzazione delle procedure e la capacità di pianificare progetti a medio-lungo termine allocando le risorse adeguate.

“Il 40% degli intervistati dichiara di non avere una articolazione interna della struttura (aree funzionali, dipartimenti, ecc…) e il 24% di non aver proceduto alla formalizzazione delle procedure di lavoro interne. Pur in presenza di carenze in termini di integrazione organizzativa, la rete informatica è molto sviluppata: il 96% degli studi è dotato di una rete interna (gestita da un responsabile dello studio) su cui opera un software gestionale integrato (44%) … Le politiche di comunicazione interna si basano sul mutuo adattamento attraverso strumenti informali. Nella comunicazione esterna sembra non rientrare il problema dell’immagine poiché nell’86% dei casi manca una politica pianificata di gestione del brand … La gestione delle risorse umane è assegnata ad un responsabile nel 58% dei casi, anche se quest’ultimo spesso opera in assenza di una politica formalizzata” (Gianecchini, “Professionalità e struttura”, 2003).

Alla luce di questi dati è lecito domandarsi se l’entusiasmo e l’interesse per i piani di Marketing e i consulenti d’Immagine non sia in molti casi prematuro. Il professionista della Comunicazione e dell’Immagine necessita (e, soprattutto se abituato a lavorare su realtà internazionali, si aspetta) un grado di organizzazione da parte del committente che in Italia non si può dare per scontato, perché gli Studi sono storicamente poco orientati alla pianificazione. Lo sviluppo verso forme di progettazione e di gestione tipiche delle imprese non professionali, orientate all’efficienza e all’ottimizzazione delle risorse produttive, è infatti ancora lontano dalla sensibilità del professionista italiano.

La lungimiranza nelle strategie di mercato sarà probabilmente il fattore decisivo nel nuovo mercato delle libere professioni del prossimo futuro. La cura dell’Immagine, la scelta del posizionamento e i piani di Marketing dovranno tuttavia essere fatti rientrare, o ancor meglio dovranno essere preceduti, da una attenta e rigorosa ristrutturazione dell’organizzazione interna che metta in condizione la Direzione di gestire la pianificazione di qualsiasi politica innovativa.

Riferimenti bibliografici:
Costa, Gianecchini, Gubitta, Sasso, “Professionalità e Struttura – Knowledge management ed evoluzione organizzativa degli studi professionali”, 2003

mercoledì 14 marzo 2007

I conti ammalati della libera professione: come curarli

di Paolo Bortolini

Pubblichiamo l'articolo inviatoci dal collega veneto Paolo Bortolini sulle ragioni per cui uno studio professionale dovrebbe valutare con attenzione la propria gestione economica-finanziaria.

Citando dal prologo è opinione diffusa tra i colleghi che "fare i conti sia una perdita di tempo, è più importante avere tanto lavoro".

Come sempre sono apprezzati i contributi ed i commenti.

I conti ammalati della libera professione: come curarli. (file PDF)

lunedì 12 marzo 2007

Riflessioni sugli esiti del Legal Marketing Luncheon 2007

di Alessadro Mattioli

Il 9 marzo scorso si è tenuto a Milano il primo incontro del 2007 di Legal Marketing Luncheon, network di professionisti del marketing legale in Italia. Il club organizza tre incontri di formazione all’anno, con la partecipazione di noti speaker del marketing legale nazionale ed internazionale.

L’evento è stato l’occasione per presentare il libro “Strumenti e casi di Marketing per avvocati”, e per partecipare ad una breve lezione di marketing per gli studi legali tenuta da Chris Hinze, consulente di marketing con per il mercato inglese ed internazionale.

Il binomio “marketing e studi legali” era fino a poco tempo fa impossibile da immaginare in Italia, a causa delle limitazioni imposte dalle norme deontologiche. Le professioni legali stanno tutt’ora attraversando un momento di rottura, che vede convivere le forti resistenze dei vertici dell’Ordine degli Avvocati e il fermento di stampo più “moderno” (e ovviamente opposto) di molti professionisti favorevoli alla direzione indicata dal Decreto Bersani. Nonostante il fiorire di diverse reazioni all’evoluzione della realtà professionale, tuttavia, gli studi legali hanno ora a disposizione uno strumento potente per migliorare il proprio rapporto con i clienti e per attrarne di nuovi, anche in un settore che si sta facendo sempre più competitivo.

La lezione di Hinze “Come scrivere il piano marketing” ha preso spunto da questa considerazione sulla differenza tra la situazione italiana e quella internazionale, sostenendo che agli Studi di casa nostra, per portarsi al livello dei colleghi d’oltre Manica, mancano soltanto la cultura e la volontà di affidarsi a consulenti specializzati.
La reputazione (dello Studio come gruppo e del professionista come referente) è il vero asset attorno al quale ruotano la capacità dello Studio di coltivare un rapporto di piena soddisfazione con i propri clienti, e le possibilità di acquisirne altri. Al fine di mantenere e coltivare l’immagine di Studio, sono fondamentali diverse risorse: dagli investimenti (che in Italia non sono ancora al livello delle medie del mondo anglosassone), al tempo, alla fiducia nell’importanza del lavoro svolto dai professionisti della consulenza. Hinze riconosce che non sempre l’impiego (necessario) di queste risorse è compatibile con le abitudini dello studio nel passato, ma anche in caso di contrasto è importante non deviare dalla via intrapresa.
Nella sua disamina di ciò che è necessario integrare nell’attività di uno Studio legale Chris Hinze individua anche altri aspetti, tra i quali uno dei più rilevanti è l’adeguamento dei criteri di comunicazione alla nuova realtà del mercato. E’ finita l’era della brochure come unico e ufficiale mezzo per comunicare un’immagine; nel mondo professionale è preferibile integrare i vecchi metodi con nuove opportunità per rendersi riconoscibili ed accreditarsi, come l’organizzazione di eventi di interesse per la categoria e l’utilizzo di canali più immediati e veloci (come i blog, le rassegne stampa, e le e-mail) per le proprie comunicazioni. Una buona strategia di Marketing, secondo Hinze, può consentire di spezzare (almeno in parte) l’immobilismo del settore degli Studi legali, migliorando la percezione dei propri clienti riguardo ai servizi offerti dallo Studio e aprendo nuove strade all’espansione.

Un aspetto molto importante è tuttavia rimasto inespresso nel corso del meeting di Milano, ovvero l’effettiva capacità degli Studi professionali di dotarsi di una rigorosa organizzazione interna. Troppo spesso trascurate, l’organizzazione e la pianificazione sono requisiti fondamentali per l’impianto di qualsiasi iniziativa di espansione o di miglioramento, come la redazione di un piano di Marketing. Sovente, purtroppo, gli Studi professionali tendono a preoccuparsi dell’efficienza interna soltanto in un’ottica di riduzione dei costi, e guardano alla sua mancanza come a un aspetto secondario fintanto che non influisce direttamente sulla qualità dei servizi erogati. L’evoluzione delle realtà professionali, invece, riporta in primo piano l’importanza dell’organizzazione (gestione delle risorse umane e materiali, pianificazione e controllo dei processi), come base indispensabile per la costruzione di qualsiasi progetto innovativo per lo Studio professionale, poiché senza una solida struttura interna non è possibile la pianificazione e l’assegnazione delle risorse ad alcun progetto di medio/lungo termine, come la redazione di un marketing-plan.

Molte sono quindi le domande che l’attuale situazione lascia aperte: sono pronti gli Studi italiani ad affidarsi a specialisti di marketing così lontani dalla loro sensibilità “storica”? Sono pronti ad investire tempo e risorse nel miglioramento che questa nuova strada promette? E soprattutto, sono preparati ad integrare efficacemente all’interno della propria struttura le nuove necessità e le nuove figure professionali, senza andare incontro a disorganizzazione e sprechi?