L’agenzia delle Entrate, con la risoluzione n. 161 del 9 luglio 2007, è tornata a chiarire gli aspetti ancora irrisolti della gestione dematerializzata dei documenti. Secondo l’Amministrazione finanziaria, non si possono conservare direttamente gli spool di stampa dei documenti analogici, anche se ricevuti con modalità informatiche, ma occorre procedere alla stampa dei documenti su supporto cartaceo, acquisendone successivamente l’immagine.
Si ritiene, però, che con l’apposizione del riferimento temporale e della firma digitale allo spool, si genera un documento statico e non modificabile e quindi rilevante ai fini tributari.
Per quanto riguarda la determinazione dell’imposta di bollo sui documenti informatici, l’Agenzia ha chiarito che per registrazione si deve intendere ogni singolo accadimento contabile, a prescindere dal complesso delle righe di dettaglio.
Risolta positivamente anche la questione relativa al sistema di firma HSM in modalità unattended, per cui ora si richiede solamente che il sistema sia in grado di generare una firma elettronica qualificata che garantisce la connessione univoca al firmatario. Infine, per ovviare al disallineamento temporale tra l’emissione giuridica del documento e l’invio della fattura al cliente, l’Agenzia ha ammesso la possibilità di far decorrere il termine quindicinale per le fatture attive dalla data indicata in fattura e non dalla data di spedizione.
Nella risoluzione si ribadisce che l’unico soggetto responsabile della corretta tenuta e conservazione delle scritture contabili e di tutti i documenti fiscalmente rilevanti è il contribuente, anche quando il processo di conservazione è stato affidato in outsourcing.
lunedì 23 luglio 2007
lunedì 16 luglio 2007
XBRL, il nuovo formato per le informazioni economico-finanziarie
di Giacomo Barbieri
Le professioni contabili aprono la strada al nuovo formato Xbrl per dare supporto all' attuazione dell'articolo 37, comma 21-bis del decreto 223/2006, che, dal 31 marzo 2008, prevede l'obbligo di depositare i bilanci e gli altri atti al Registro delle imprese solo in formato elaborabile.
Promosso e sviluppato dal Consorzio mondiale Xbrl International, Xbrl è uno standard informatico utilizzato per la reportistica economico-finanziaria basata su tecnologia Xml, che utilizza i metadati per fornire informazioni di struttura e di contesto dei dati tramite etichette (tag). Xbrl consente l'integrazione diretta dei dati nei sistemi informatici, superando il problema dell'incompatibilità tra i diversi formati elettronici e l'interpretazione dei diversi schemi contabili.
Per poter rispondere a questo nuovo adempimento serviranno importanti adeguamenti nei software gestionali utilizzati dai professionisti e dalle aziende. Dall'uso del nuovo formato possono derivare effetti "collaterali" estremamente positivi in termini di possibilità di interscambio dati tra cliente e professionista, tra diversi professionisti e anche nel rapporto cliente-fornitore.
Dobbiamo augurarci che le software house, sposando strategie troppo conservative allo scopo di contenere i propri investimenti nell'XBRL, non risolvano il problema con moduli ad hoc dedicati unicamente a risolvere l'adempimento civilistico, ma mettano i professionisti in grado di sfruttare a pieno le potenzialità della nuova tecnologia.
Le professioni contabili aprono la strada al nuovo formato Xbrl per dare supporto all' attuazione dell'articolo 37, comma 21-bis del decreto 223/2006, che, dal 31 marzo 2008, prevede l'obbligo di depositare i bilanci e gli altri atti al Registro delle imprese solo in formato elaborabile.
Promosso e sviluppato dal Consorzio mondiale Xbrl International, Xbrl è uno standard informatico utilizzato per la reportistica economico-finanziaria basata su tecnologia Xml, che utilizza i metadati per fornire informazioni di struttura e di contesto dei dati tramite etichette (tag). Xbrl consente l'integrazione diretta dei dati nei sistemi informatici, superando il problema dell'incompatibilità tra i diversi formati elettronici e l'interpretazione dei diversi schemi contabili.
Per poter rispondere a questo nuovo adempimento serviranno importanti adeguamenti nei software gestionali utilizzati dai professionisti e dalle aziende. Dall'uso del nuovo formato possono derivare effetti "collaterali" estremamente positivi in termini di possibilità di interscambio dati tra cliente e professionista, tra diversi professionisti e anche nel rapporto cliente-fornitore.
Dobbiamo augurarci che le software house, sposando strategie troppo conservative allo scopo di contenere i propri investimenti nell'XBRL, non risolvano il problema con moduli ad hoc dedicati unicamente a risolvere l'adempimento civilistico, ma mettano i professionisti in grado di sfruttare a pieno le potenzialità della nuova tecnologia.
venerdì 13 luglio 2007
Il processo di archiviazione delle fatture si appesantisce
di Giacomo Barbieri
L'ultima risoluzione dell'Agenzia delle Entrate in tema di archiviazione ottica sostitutiva mi ha fatto tornare in mente una barzelletta che circolava tempo fa:
"Signore, allora possiamo distruggere tutto l'archivio cartaceo?"
"Certamente. Però prima fanne una copia."
Con la risoluzione n. 161 del 9 luglio 2007 dell’agenzia delle Entrate , l’archivio fatture si arricchisce di specifiche. Una di queste riguarda gli spool di stampa per i quali si chiarisce che la conservazione sostitutiva dei documenti analogici fiscali non può avvalersi degli spool al posto della memorizzazione delle immagini. Dunque, analogamente ai documenti ricevuti in modalità informatica, ad esempio i fax, bisognerà procedere alla stampa, ottenendo il documento analogico, e alla scansione per ottenere l’immagine da conservare.
La soluzione proposta è paradossale. Per liberarci della carta dobbiamo prima consumarne di nuova anche quando non servirebbe? Non possiamo che augurarci che intervenga al più presto un intervento in rettifica.
L'ultima risoluzione dell'Agenzia delle Entrate in tema di archiviazione ottica sostitutiva mi ha fatto tornare in mente una barzelletta che circolava tempo fa:
"Signore, allora possiamo distruggere tutto l'archivio cartaceo?"
"Certamente. Però prima fanne una copia."
Con la risoluzione n. 161 del 9 luglio 2007 dell’agenzia delle Entrate , l’archivio fatture si arricchisce di specifiche. Una di queste riguarda gli spool di stampa per i quali si chiarisce che la conservazione sostitutiva dei documenti analogici fiscali non può avvalersi degli spool al posto della memorizzazione delle immagini. Dunque, analogamente ai documenti ricevuti in modalità informatica, ad esempio i fax, bisognerà procedere alla stampa, ottenendo il documento analogico, e alla scansione per ottenere l’immagine da conservare.
La soluzione proposta è paradossale. Per liberarci della carta dobbiamo prima consumarne di nuova anche quando non servirebbe? Non possiamo che augurarci che intervenga al più presto un intervento in rettifica.
martedì 10 luglio 2007
Al via l'edizione 2007 del ciclo "EVOLUZIONE DEGLI STUDI PROFESSIONALI"
A fine settembre si svolgeranno i 3 incontri dedicati ai titolari di studi professionali dell'area economico-giuridica.
Saranno 3 giornate tematiche dedicate rispettivamente a: Organizzazione dello studio, Innovazione e Marketing.
Come sempre l'agenda sarà molto densa per consentire ai partecipanti un aggiornamento molto efficace sullo stato dell'arte dei modelli organizzativi, delle tecnologie per migliorare il lavoro e delle modalità di comunicazione più utili.
Sul blog e sul sito di ACEF caricheremo i programmi dettagliati via via che saranno disponibili maggiori informazioni.
Per ora le 3 date per bloccare l'agenda:
26 settembre - Organizzazione
3 ottobre - Innovazione
10 ottobre - Marketing
Come già lo scorso anno la sede sarà l'Hotel SAVOIA REGENCY di BOLOGNA.
Prenotando subito avrete diritto alla quota agevolata valida per 2 partecipanti dello stesso studio.
Saranno 3 giornate tematiche dedicate rispettivamente a: Organizzazione dello studio, Innovazione e Marketing.
Come sempre l'agenda sarà molto densa per consentire ai partecipanti un aggiornamento molto efficace sullo stato dell'arte dei modelli organizzativi, delle tecnologie per migliorare il lavoro e delle modalità di comunicazione più utili.
Sul blog e sul sito di ACEF caricheremo i programmi dettagliati via via che saranno disponibili maggiori informazioni.
Per ora le 3 date per bloccare l'agenda:
26 settembre - Organizzazione
3 ottobre - Innovazione
10 ottobre - Marketing
Come già lo scorso anno la sede sarà l'Hotel SAVOIA REGENCY di BOLOGNA.
Prenotando subito avrete diritto alla quota agevolata valida per 2 partecipanti dello stesso studio.
giovedì 22 marzo 2007
Wiki. Uno strumento utile in uno studio professionale?
di Giacomo Barbieri
La comunicazione e la collaborazione online hanno cambiato per sempre il nostro modo di lavorare.
Per le aziende, la sovrabbondante disponibilità di informazioni può creare problemi: uno di questi è la gestione dell'aumento dei dati. Affluiscono nuovi dati mentre tutti gli altri vengono seppelliti in un "cimitero" di informazioni.
Per gli studi professionali, che fanno dell'efficiente circolazione, conservazione e reperimento delle informazioni il loro core business questo diventa un problema di massima criticità.
La soluzione "vecchia scuola" ha consistito per anni in una puntigliosa attività di selezione, classificazione, catalogazione e archiviazione delle informazioni. Modalità adatta a gestire bassi volumi di documenti, tangibili (cartacei...), destinati all'uso proprio o di gruppi ristretti di persone. Il limite strutturale di questa soluzione è evidente: ognuno possiede un suo criterio di categorizzazione (per ciascuno il migliore...) e condividere regole logico-sintattiche può essere un problema insuperabile
In una qualsiasi pratica decine di comunicazioni, e-mail, messaggi immediati e bozze di documenti vanno avanti e indietro tra i membri del team. Allegati smarriti, thread impossibili da seguire e tentativi di definire l'ultima versione possono creare problemi consistenti poiché aumenta la difficoltà di identificare le versioni definitive, il pericolo che qualcuno lavori su versioni "parallele", o che a distanza di tempo, sia impossibile ricostruire con certezza lo svolgimento della pratica.
Riprendere in mano un fascicolo a distanza di tempo è un'operazione tanto frequente quanto, spesso, deludente.
Quando avete bisogno di tenere sotto controllo i vostri dati digitali, potete trovare su Internet nuovi strumenti, tra i quali, uno dei più nuovi e popolari è il sistema wiki.
Wiki – parola hawaiiana per dire "veloce" – è uno strumento flessibile comunemente conosciuto oggi attraverso siti Web quali Wikipedia e il progetto h2g2 della BBC, la famosa "Guida galattica per gli autostoppisti". È un metodo flessibile per condividere la conoscenza attraverso la collaborazione in tempo reale in un ambiente democratico.
Ciò fornisce un metodo diretto per la comunicazione di gruppi dinamici che consente a chi lo desidera di proporre contributi al contenuto generale, sia con l'aggiunta di nuovi dati, con l'editing o l'aggiornamento di informazioni esistenti.
Il sistema wiki fornisce agli intranet aziendali un'ampia gamma di attività collaborative, dalla pianificazione dei progetti all'organizzazione di meeting, perfino un blocco note online.
È possibile effettuare tutte queste operazioni senza conoscenze tecniche e da qualsiasi parte del mondo usando un server di rete privato (o semi-pubblico) con un motore wiki specifico.
Per gli studi professionali orientati al lavoro in team, che condividono un ambiente di scrittura o producono quantità rilevanti di documentazione in gruppo, wiki si può rivelare uno strumento di collaborazione ideale non solo per migliorare la produttività, ma anche per accelerare il consolidamento della conoscenza, vero patrimonio dello studio.
Collaborazione semplificata, non anarchia!
Oggi, la maggioranza di wiki di futura generazione utilizzano collegamenti ipertestuali e un editor WYSIWIG (What You See Is What You Get, quello che vedi è quello che ottieni), che consente agli utenti di creare facilmente pagine interattive e avviare una collaborazione in pochi minuti.
Fornendo la capacità di creare e gestire facilmente contenuti attraverso vari mezzi (postare direttamente materiale o inviare semplicemente una e-mail a una pagina particolare), gli utenti possono essere certi che i contenuti saranno aggiornati in modo dinamico e completamente trasparenti a tutti gli utenti registrati, o solo a quelli che hanno determinati profili di autorizzazione. La maggior parte dei wiki supportano anche allegati. Di fatto, anche se ha varie analogie con sistemi di gestione dei contenuti, un wiki differisce significativamente da essi per la flessibilità della navigazione e della struttura; perfetto per cambiare rapidamente progetti e team.
Un'ulteriore qualità del sistema wiki è che più utenti lo usano, e più vantaggi offre. Con un singolo soggetto editor dei contenuti sarebbe oltremodo difficile garantire l'aggiornamento costante di una intranet aziendale; invece, con un gruppo potenziale di decine o perfino centinaia di editor, che possono aggiungere contenuti senza avere competenze tecniche-informatiche specifiche, è possibile assicurare un livello tutto nuovo alle informazioni.
E una volta eseguiti gli aggiornamenti, tutti gli altri membri del team possono essere avvisati immediatamente tramite notifiche e-mail o feed RSS.
Un wiki ha la capacità di creare un metodo di collaborazione orizzontale e veramente dinamico che garantisce una costante gestione delle conoscenze e dei progetti, qualsiasi sia la dimensione dello studio.
giovedì 15 marzo 2007
di Gianfranco Barbieri
L’intervento che Chris Hinze ha tenuto a Milano nel corso del Legal Marketing Luncheon ha messo in evidenza alcuni aspetti importanti riguardo ai nuovi strumenti a disposizione delle libere professioni in Italia, come ad esempio la possibilità di adottare strumenti e strategie di Marketing per sviluppare proprio il business, per contenere gli inserimenti della concorrenza e per attrarre nuovi clienti.
La lezione di Hinze su come si redige un piano di Marketing è partita dal presupposto – sostanzialmente innegabile, se si escludono alcune isolate eccezioni – che gli Studi professionali (in particolar modo quelli legali) in Italia siano ancora lontani dall’aver raggiunto la piena consapevolezza dell’importanza di una adeguata promozione delle attività dello Studio e dell’immagine che esso proietta all’esterno. Questa debolezza è evidente se si confrontano le risorse impiegate per il Marketing in Italia con le medie del mondo anglosassone, e ancor di più se si registrano le forti resistenze dei vertici di categoria al cambiamento normativo, sintomo della volontà di mantenere il più possibile lo status quo antea; le perplessità circa l’opportunità di una riforma “liberalizzatrice” non sono diminuite dopo il 2006, quando il Legislatore si è allineato con le richieste sempre più pressanti del mercato. Tuttavia, con il riconoscimento delle potenzialità insite nella nuova normativa, sta crescendo anche in Italia la ricerca di consulenti per la Comunicazione e il Marketing, la nuova frontiera per lo sviluppo degli Studi professionali.
Quando si discute di futuro delle professioni liberali, comunque, è necessario mettere da parte l’entusiasmo e valutare bene le azioni da intraprendere. Il Marketing è indubbiamente la novità che esercita la maggior attrattiva al giorno d’oggi, la parola magica che evoca un aumento degli utili e un incremento del business. Ma ad una più attenta analisi, altri aspetti meno appariscenti ma cruciali nella loro essenzialità sono da anteporsi alla sola ricerca dell’espansione.
Il più importante di questi aspetti è l’organizzazione. Uno studio curato dal Prof. Giovanni Costa dell’Università di Padova sullo status organizzativo degli Studi di Dottori Commercialisti nel novembre 2003 – unico in Italia – ha rilevato come il percorso evolutivo delle professioni sia ancora lungi dall’uniformarsi alla media anglosassone, che conta Studi molto dimensionati e con una forte immagine di gruppo. Le realtà italiane sono ancora molto legate al territorio e in gran parte si basano sulla reputazione personale del singolo professionista associato, che mette in campo come valore qualificante per i clienti la propria competenza tecnico specialistica. Solo gli studi più grandi hanno incorporato una “cultura dell’organizzazione”, che comporta la standardizzazione delle procedure e la capacità di pianificare progetti a medio-lungo termine allocando le risorse adeguate.
“Il 40% degli intervistati dichiara di non avere una articolazione interna della struttura (aree funzionali, dipartimenti, ecc…) e il 24% di non aver proceduto alla formalizzazione delle procedure di lavoro interne. Pur in presenza di carenze in termini di integrazione organizzativa, la rete informatica è molto sviluppata: il 96% degli studi è dotato di una rete interna (gestita da un responsabile dello studio) su cui opera un software gestionale integrato (44%) … Le politiche di comunicazione interna si basano sul mutuo adattamento attraverso strumenti informali. Nella comunicazione esterna sembra non rientrare il problema dell’immagine poiché nell’86% dei casi manca una politica pianificata di gestione del brand … La gestione delle risorse umane è assegnata ad un responsabile nel 58% dei casi, anche se quest’ultimo spesso opera in assenza di una politica formalizzata” (Gianecchini, “Professionalità e struttura”, 2003).
Alla luce di questi dati è lecito domandarsi se l’entusiasmo e l’interesse per i piani di Marketing e i consulenti d’Immagine non sia in molti casi prematuro. Il professionista della Comunicazione e dell’Immagine necessita (e, soprattutto se abituato a lavorare su realtà internazionali, si aspetta) un grado di organizzazione da parte del committente che in Italia non si può dare per scontato, perché gli Studi sono storicamente poco orientati alla pianificazione. Lo sviluppo verso forme di progettazione e di gestione tipiche delle imprese non professionali, orientate all’efficienza e all’ottimizzazione delle risorse produttive, è infatti ancora lontano dalla sensibilità del professionista italiano.
La lungimiranza nelle strategie di mercato sarà probabilmente il fattore decisivo nel nuovo mercato delle libere professioni del prossimo futuro. La cura dell’Immagine, la scelta del posizionamento e i piani di Marketing dovranno tuttavia essere fatti rientrare, o ancor meglio dovranno essere preceduti, da una attenta e rigorosa ristrutturazione dell’organizzazione interna che metta in condizione la Direzione di gestire la pianificazione di qualsiasi politica innovativa.
Riferimenti bibliografici:
Costa, Gianecchini, Gubitta, Sasso, “Professionalità e Struttura – Knowledge management ed evoluzione organizzativa degli studi professionali”, 2003
L’intervento che Chris Hinze ha tenuto a Milano nel corso del Legal Marketing Luncheon ha messo in evidenza alcuni aspetti importanti riguardo ai nuovi strumenti a disposizione delle libere professioni in Italia, come ad esempio la possibilità di adottare strumenti e strategie di Marketing per sviluppare proprio il business, per contenere gli inserimenti della concorrenza e per attrarre nuovi clienti.
La lezione di Hinze su come si redige un piano di Marketing è partita dal presupposto – sostanzialmente innegabile, se si escludono alcune isolate eccezioni – che gli Studi professionali (in particolar modo quelli legali) in Italia siano ancora lontani dall’aver raggiunto la piena consapevolezza dell’importanza di una adeguata promozione delle attività dello Studio e dell’immagine che esso proietta all’esterno. Questa debolezza è evidente se si confrontano le risorse impiegate per il Marketing in Italia con le medie del mondo anglosassone, e ancor di più se si registrano le forti resistenze dei vertici di categoria al cambiamento normativo, sintomo della volontà di mantenere il più possibile lo status quo antea; le perplessità circa l’opportunità di una riforma “liberalizzatrice” non sono diminuite dopo il 2006, quando il Legislatore si è allineato con le richieste sempre più pressanti del mercato. Tuttavia, con il riconoscimento delle potenzialità insite nella nuova normativa, sta crescendo anche in Italia la ricerca di consulenti per la Comunicazione e il Marketing, la nuova frontiera per lo sviluppo degli Studi professionali.
Quando si discute di futuro delle professioni liberali, comunque, è necessario mettere da parte l’entusiasmo e valutare bene le azioni da intraprendere. Il Marketing è indubbiamente la novità che esercita la maggior attrattiva al giorno d’oggi, la parola magica che evoca un aumento degli utili e un incremento del business. Ma ad una più attenta analisi, altri aspetti meno appariscenti ma cruciali nella loro essenzialità sono da anteporsi alla sola ricerca dell’espansione.
Il più importante di questi aspetti è l’organizzazione. Uno studio curato dal Prof. Giovanni Costa dell’Università di Padova sullo status organizzativo degli Studi di Dottori Commercialisti nel novembre 2003 – unico in Italia – ha rilevato come il percorso evolutivo delle professioni sia ancora lungi dall’uniformarsi alla media anglosassone, che conta Studi molto dimensionati e con una forte immagine di gruppo. Le realtà italiane sono ancora molto legate al territorio e in gran parte si basano sulla reputazione personale del singolo professionista associato, che mette in campo come valore qualificante per i clienti la propria competenza tecnico specialistica. Solo gli studi più grandi hanno incorporato una “cultura dell’organizzazione”, che comporta la standardizzazione delle procedure e la capacità di pianificare progetti a medio-lungo termine allocando le risorse adeguate.
“Il 40% degli intervistati dichiara di non avere una articolazione interna della struttura (aree funzionali, dipartimenti, ecc…) e il 24% di non aver proceduto alla formalizzazione delle procedure di lavoro interne. Pur in presenza di carenze in termini di integrazione organizzativa, la rete informatica è molto sviluppata: il 96% degli studi è dotato di una rete interna (gestita da un responsabile dello studio) su cui opera un software gestionale integrato (44%) … Le politiche di comunicazione interna si basano sul mutuo adattamento attraverso strumenti informali. Nella comunicazione esterna sembra non rientrare il problema dell’immagine poiché nell’86% dei casi manca una politica pianificata di gestione del brand … La gestione delle risorse umane è assegnata ad un responsabile nel 58% dei casi, anche se quest’ultimo spesso opera in assenza di una politica formalizzata” (Gianecchini, “Professionalità e struttura”, 2003).
Alla luce di questi dati è lecito domandarsi se l’entusiasmo e l’interesse per i piani di Marketing e i consulenti d’Immagine non sia in molti casi prematuro. Il professionista della Comunicazione e dell’Immagine necessita (e, soprattutto se abituato a lavorare su realtà internazionali, si aspetta) un grado di organizzazione da parte del committente che in Italia non si può dare per scontato, perché gli Studi sono storicamente poco orientati alla pianificazione. Lo sviluppo verso forme di progettazione e di gestione tipiche delle imprese non professionali, orientate all’efficienza e all’ottimizzazione delle risorse produttive, è infatti ancora lontano dalla sensibilità del professionista italiano.
La lungimiranza nelle strategie di mercato sarà probabilmente il fattore decisivo nel nuovo mercato delle libere professioni del prossimo futuro. La cura dell’Immagine, la scelta del posizionamento e i piani di Marketing dovranno tuttavia essere fatti rientrare, o ancor meglio dovranno essere preceduti, da una attenta e rigorosa ristrutturazione dell’organizzazione interna che metta in condizione la Direzione di gestire la pianificazione di qualsiasi politica innovativa.
Riferimenti bibliografici:
Costa, Gianecchini, Gubitta, Sasso, “Professionalità e Struttura – Knowledge management ed evoluzione organizzativa degli studi professionali”, 2003
mercoledì 14 marzo 2007
I conti ammalati della libera professione: come curarli
di Paolo Bortolini
Pubblichiamo l'articolo inviatoci dal collega veneto Paolo Bortolini sulle ragioni per cui uno studio professionale dovrebbe valutare con attenzione la propria gestione economica-finanziaria.
Citando dal prologo è opinione diffusa tra i colleghi che "fare i conti sia una perdita di tempo, è più importante avere tanto lavoro".
Come sempre sono apprezzati i contributi ed i commenti.
I conti ammalati della libera professione: come curarli. (file PDF)
Pubblichiamo l'articolo inviatoci dal collega veneto Paolo Bortolini sulle ragioni per cui uno studio professionale dovrebbe valutare con attenzione la propria gestione economica-finanziaria.
Citando dal prologo è opinione diffusa tra i colleghi che "fare i conti sia una perdita di tempo, è più importante avere tanto lavoro".
Come sempre sono apprezzati i contributi ed i commenti.
I conti ammalati della libera professione: come curarli. (file PDF)
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