Prova SCANNER FUJITSU ScanSnap S510 e ScanSnap S300

di Giacomo Barbieri

Pubblichiamo la nostra "prova su strada" dei 2 modelli di scanner ultraportatili della famiglia ScanSnap che Fujitsu Italia ci ha gentilmente messo a disposizione con un'offerta riservata per tutti i partecipanti agli eventi ACEF del 2007.

Diversamente dai test e dalle recensioni che si trovano sulle riviste specializzate in tecnologia, l'obiettivo di questa prova è verificare se i prodotti visionati sono adatti all'utilizzo in uno studio professionale.

Scheda tecnica ScanSnap S300 (in inglese)


Scheda tecnica ScanSnap S510

Lo ScanSnap S300 è l'ultimo nato della famiglia ScanSnap. Sarà disponibile entro dicembre 2007 ad un prezzo stimato di circa 300 euro. E' un modello molto compatto che punta tutto sulla mobilità e sulla semplicità d'uso. Può infatti funzionare anche staccato dalla rete elettrica alimentandosi tramite la porta USB del notebook.

Si attiva automaticamente alzando il coperchio introduttore e, come il fratello maggiore, è molto facile da utilizzare, potendo gestire la scansione attraverso l'unico pulsante presente sulla macchina. Dopo che i fogli sono passati attraverso lo scanner appare sul monitor il pannello di controllo ScanSnap che consente di indirizzare il documento con estrema naturalezza verso una cartella del pc, in rete, di spedirlo via e-mail o di stamparlo.

L'immediatezza d'uso è legata alla scelta costruttiva di non utilizzare lo standard TWAIN. Il prezzo che si paga è una minor versatilità, in particolare se la prospettiva è quella di integrare lo scanner in un sistema di gestione documentale di terze parti. D'altra parte si comprende chiaramente che la filosofia di utilizzo è quella di un prodotto personale che sia il più facile e il più immediato possibile. Per utilizzi che non possano prescindere dalla compatibilità TWAIN Fujitsu propone altri modelli, di fascia superiore, quali il 5120C.

Il software in dotazione si installa in 10-15 minuti e consente di gestire i documenti scansionati e salvati in formato pdf per l'archiviazione in cartelle locali o di rete, l'invio dei files tramite posta elettronica o la stampa. Utile la funzione di indicizzazione automatica del file pdf. C'è poi una utility dedicata alla gestione dei biglietti da visita.

In questo modello entry-level mancano software più evoluti quali Adobe Acrobat 8 o un programma per il riconoscimento ottico dei testi (OCR).

Dal punto di vista tecnico il prodotto è molto interessante, perchè nonostante le dimensioni riesce ad acquisire 8 fogli al minuto con lettura simultanea dei due lati del foglio (ed eventuale eliminazione del retro bianco).

Nell'utilizzo non abbiamo riscontrato inceppamenti o altri inconvenienti particolari. In ogni caso la garanzia è di 2 anni e viene gestita direttamente da Fujitsu Italia.

Cosa ci è piaciuto:

• compattezza e praticità
• semplicità d'uso (1 pulsante per produrre un pdf e inviarlo via posta elettronica)
• prestazioni (8 fogli e 16 facciate al minuto)
• lettura simultanea dei 2 lati del foglio
• garanzia 2 anni

Cosa ci è piaciuto meno:

• mancanza di un driver Twain. Si tratta di una scelta tecnica per avere un prodotto molto semplice da utilizzare, ma penalizza la versatilità per utilizzi con software di archiviazione ottica dedicati
• necessità di impegnare 2 porte usb se si decide di alimentare lo scanner attraverso il notebook
• mancanza di Adobe Acrobat 8 in dotazione (ma d'altra parte la licenza Adobe Acrobat 8 Standard da sola varrebbe il prezzo di acquisto)

Uso ideale:

• professionisti in frequente movimento
• regalo originale per fidelizzare i clienti ed al contempo semplificare il processo di gestione dei documenti in entrata

***

Lo ScanSnap S510 è uno scanner personale che vediamo bene su ogni scrivania. Se pensate ad un prodotto dedicato al singolo professionista questo prodotto merita di essere considerato attentamente, in quanto offre caratteristiche di compattezza, affidabilità e semplicità d'uso ideali per chi voglia gestire anche un buon numero di documenti al giorno.

Vale essenzialmente quanto già detto per il modello S300 con in più una maggiore velocità (18 fogli / 36 facciate al minuto) e la possibilità di acquisire anche fogli in formato A3 attraverso una speciale busta trasparente.

La dotazione software è ricca ed il prezzo di listino di 509 euro comprende anche una licenza di Adobe Acrobat 8 Standard.

Cosa ci è piaciuto:

• compattezza e praticità
• semplicità d'uso (1 pulsante per produrre un pdf e inviarlo via posta elettronica o archiviarlo in rete)
• prestazioni (18 fogli e 36 facciate al minuto)
• lettura simultanea dei 2 lati del foglio
• dotazione software (in particolare spicca la licenza Adobe Acrobat 8 Standard)
• garanzia 2 anni

Cosa ci è piaciuto meno:

• mancanza di un driver Twain. Si tratta di una scelta tecnica per avere un prodotto molto semplice da utilizzare, ma penalizza la versatilità per utilizzi con software di archiviazione ottica dedicati. Sul mercato ci sono prodotti nella stessa fascia di prezzo che hanno compatibilità Twain ma perdono in termini di facilità di utilizzo e prestazioni

Uso ideale:

• distribuzione della possibilità di scannerizzare documenti a più collaboratori in alternativa o in affiancamento ad uno scanner più potente condiviso tra tutti
• regalo originale per fidelizzare i clienti ed al contempo semplificare il processo di gestione dei documenti in entrata

Archiviazione ottica sostitutiva: analisi della Risoluzione n. 161 del 9 luglio 2007

L’agenzia delle Entrate, con la risoluzione n. 161 del 9 luglio 2007, è tornata a chiarire gli aspetti ancora irrisolti della gestione dematerializzata dei documenti. Secondo l’Amministrazione finanziaria, non si possono conservare direttamente gli spool di stampa dei documenti analogici, anche se ricevuti con modalità informatiche, ma occorre procedere alla stampa dei documenti su supporto cartaceo, acquisendone successivamente l’immagine.
Si ritiene, però, che con l’apposizione del riferimento temporale e della firma digitale allo spool, si genera un documento statico e non modificabile e quindi rilevante ai fini tributari.
Per quanto riguarda la determinazione dell’imposta di bollo sui documenti informatici, l’Agenzia ha chiarito che per registrazione si deve intendere ogni singolo accadimento contabile, a prescindere dal complesso delle righe di dettaglio.
Risolta positivamente anche la questione relativa al sistema di firma HSM in modalità unattended, per cui ora si richiede solamente che il sistema sia in grado di generare una firma elettronica qualificata che garantisce la connessione univoca al firmatario. Infine, per ovviare al disallineamento temporale tra l’emissione giuridica del documento e l’invio della fattura al cliente, l’Agenzia ha ammesso la possibilità di far decorrere il termine quindicinale per le fatture attive dalla data indicata in fattura e non dalla data di spedizione.
Nella risoluzione si ribadisce che l’unico soggetto responsabile della corretta tenuta e conservazione delle scritture contabili e di tutti i documenti fiscalmente rilevanti è il contribuente, anche quando il processo di conservazione è stato affidato in outsourcing.

Il processo di archiviazione delle fatture si appesantisce

di Giacomo Barbieri

L'ultima risoluzione dell'Agenzia delle Entrate in tema di archiviazione ottica sostitutiva mi ha fatto tornare in mente una barzelletta che circolava tempo fa:
"Signore, allora possiamo distruggere tutto l'archivio cartaceo?"
"Certamente. Però prima fanne una copia."

Con la risoluzione n. 161 del 9 luglio 2007 dell’agenzia delle Entrate , l’archivio fatture si arricchisce di specifiche. Una di queste riguarda gli spool di stampa per i quali si chiarisce che la conservazione sostitutiva dei documenti analogici fiscali non può avvalersi degli spool al posto della memorizzazione delle immagini. Dunque, analogamente ai documenti ricevuti in modalità informatica, ad esempio i fax, bisognerà procedere alla stampa, ottenendo il documento analogico, e alla scansione per ottenere l’immagine da conservare.

La soluzione proposta è paradossale. Per liberarci della carta dobbiamo prima consumarne di nuova anche quando non servirebbe? Non possiamo che augurarci che intervenga al più presto un intervento in rettifica.