Prova SCANNER FUJITSU ScanSnap S510 e ScanSnap S300

di Giacomo Barbieri

Pubblichiamo la nostra "prova su strada" dei 2 modelli di scanner ultraportatili della famiglia ScanSnap che Fujitsu Italia ci ha gentilmente messo a disposizione con un'offerta riservata per tutti i partecipanti agli eventi ACEF del 2007.

Diversamente dai test e dalle recensioni che si trovano sulle riviste specializzate in tecnologia, l'obiettivo di questa prova è verificare se i prodotti visionati sono adatti all'utilizzo in uno studio professionale.

Scheda tecnica ScanSnap S300 (in inglese)


Scheda tecnica ScanSnap S510

Lo ScanSnap S300 è l'ultimo nato della famiglia ScanSnap. Sarà disponibile entro dicembre 2007 ad un prezzo stimato di circa 300 euro. E' un modello molto compatto che punta tutto sulla mobilità e sulla semplicità d'uso. Può infatti funzionare anche staccato dalla rete elettrica alimentandosi tramite la porta USB del notebook.

Si attiva automaticamente alzando il coperchio introduttore e, come il fratello maggiore, è molto facile da utilizzare, potendo gestire la scansione attraverso l'unico pulsante presente sulla macchina. Dopo che i fogli sono passati attraverso lo scanner appare sul monitor il pannello di controllo ScanSnap che consente di indirizzare il documento con estrema naturalezza verso una cartella del pc, in rete, di spedirlo via e-mail o di stamparlo.

L'immediatezza d'uso è legata alla scelta costruttiva di non utilizzare lo standard TWAIN. Il prezzo che si paga è una minor versatilità, in particolare se la prospettiva è quella di integrare lo scanner in un sistema di gestione documentale di terze parti. D'altra parte si comprende chiaramente che la filosofia di utilizzo è quella di un prodotto personale che sia il più facile e il più immediato possibile. Per utilizzi che non possano prescindere dalla compatibilità TWAIN Fujitsu propone altri modelli, di fascia superiore, quali il 5120C.

Il software in dotazione si installa in 10-15 minuti e consente di gestire i documenti scansionati e salvati in formato pdf per l'archiviazione in cartelle locali o di rete, l'invio dei files tramite posta elettronica o la stampa. Utile la funzione di indicizzazione automatica del file pdf. C'è poi una utility dedicata alla gestione dei biglietti da visita.

In questo modello entry-level mancano software più evoluti quali Adobe Acrobat 8 o un programma per il riconoscimento ottico dei testi (OCR).

Dal punto di vista tecnico il prodotto è molto interessante, perchè nonostante le dimensioni riesce ad acquisire 8 fogli al minuto con lettura simultanea dei due lati del foglio (ed eventuale eliminazione del retro bianco).

Nell'utilizzo non abbiamo riscontrato inceppamenti o altri inconvenienti particolari. In ogni caso la garanzia è di 2 anni e viene gestita direttamente da Fujitsu Italia.

Cosa ci è piaciuto:

• compattezza e praticità
• semplicità d'uso (1 pulsante per produrre un pdf e inviarlo via posta elettronica)
• prestazioni (8 fogli e 16 facciate al minuto)
• lettura simultanea dei 2 lati del foglio
• garanzia 2 anni

Cosa ci è piaciuto meno:

• mancanza di un driver Twain. Si tratta di una scelta tecnica per avere un prodotto molto semplice da utilizzare, ma penalizza la versatilità per utilizzi con software di archiviazione ottica dedicati
• necessità di impegnare 2 porte usb se si decide di alimentare lo scanner attraverso il notebook
• mancanza di Adobe Acrobat 8 in dotazione (ma d'altra parte la licenza Adobe Acrobat 8 Standard da sola varrebbe il prezzo di acquisto)

Uso ideale:

• professionisti in frequente movimento
• regalo originale per fidelizzare i clienti ed al contempo semplificare il processo di gestione dei documenti in entrata

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Lo ScanSnap S510 è uno scanner personale che vediamo bene su ogni scrivania. Se pensate ad un prodotto dedicato al singolo professionista questo prodotto merita di essere considerato attentamente, in quanto offre caratteristiche di compattezza, affidabilità e semplicità d'uso ideali per chi voglia gestire anche un buon numero di documenti al giorno.

Vale essenzialmente quanto già detto per il modello S300 con in più una maggiore velocità (18 fogli / 36 facciate al minuto) e la possibilità di acquisire anche fogli in formato A3 attraverso una speciale busta trasparente.

La dotazione software è ricca ed il prezzo di listino di 509 euro comprende anche una licenza di Adobe Acrobat 8 Standard.

Cosa ci è piaciuto:

• compattezza e praticità
• semplicità d'uso (1 pulsante per produrre un pdf e inviarlo via posta elettronica o archiviarlo in rete)
• prestazioni (18 fogli e 36 facciate al minuto)
• lettura simultanea dei 2 lati del foglio
• dotazione software (in particolare spicca la licenza Adobe Acrobat 8 Standard)
• garanzia 2 anni

Cosa ci è piaciuto meno:

• mancanza di un driver Twain. Si tratta di una scelta tecnica per avere un prodotto molto semplice da utilizzare, ma penalizza la versatilità per utilizzi con software di archiviazione ottica dedicati. Sul mercato ci sono prodotti nella stessa fascia di prezzo che hanno compatibilità Twain ma perdono in termini di facilità di utilizzo e prestazioni

Uso ideale:

• distribuzione della possibilità di scannerizzare documenti a più collaboratori in alternativa o in affiancamento ad uno scanner più potente condiviso tra tutti
• regalo originale per fidelizzare i clienti ed al contempo semplificare il processo di gestione dei documenti in entrata

Come trarre vantaggio da un progetto di archiviazione ottica

di Giacomo Barbieri



Per proseguire il dibattito online sul tema "archiviazione ottica" vi invitiamo a commentare direttamente questo articolo.

Skype diventa veicolo per diffondere il virus worm w32/Ramex.A

Un nuovo malware minaccia gli utenti del network Skype che utilizzano il client in ambiente Microsoft Windows. Ciò che più preoccupa in merito a questo nuovo worm, denominato w32/Ramex.A, è la modalità subdola con cui si manifesta.
Una precisa descrizione del processo di espansione e infezione è disponibile a questo indirizzo e qui di seguito sintetizziamo brevemente. Il worm invia attravero la buddy-list di un utente Skype un messaggio, utilizzando lo strumento chat, nel quale si chiede all'interlocutore di scaricare un file immagine .jpg cliccando su un indirizzo web.
In realtà se l'utente accetta di effettuare il download si ritroverà sul proprio pc un file contenente il worm. Qualora l'utente avvi tale file il proprio sistema risulterà infettato e cercherà, attraverso la buddy list locale, di divulgarsi con le medesime modalità.
Stando alle informazioni attuali, a concludere l'operazione di infezione è ancora una volta l'utente finale che, in questo caso, deve cliccare due volte su un file di dubbia provenienza. F-Secure, Kaspersky Lab e Symantec hanno rilasciato appositi aggiornamenti per le proprie soluzioni software anche se una maggior attenzione da parte dell'utenza finale è già di per se una protezione notevole.
Per ripulire eventuali sistemi compromessi è quindi sufficiente aggiornare il proprio software (verificando preventivamente che la minaccia sia compresa nelle definition list) e effettuare una scansione del sistema. Per utenti esperti è invece disponibile una modalità avanzata che prevede l'editing del registro di sistema ed è ben descritta da Villu Arak, che spesso interviene in merito a problemi di sicurezza del network, sul blog ufficiale di Skype.
Per completezza di informazione citiamo che il worm w32/Ramex.A viene identificato da F-Secure con il nome di W32/Skipi.A e da Symantec come W32.Pykspa.D.

di Fabio Boneschi
Fonte: http://www.hwupgrade.it/news/sicurezza/w32-ramexa-un-worm-che-arriva-da-skype_22492.html

Archiviazione ottica sostitutiva: analisi della Risoluzione n. 161 del 9 luglio 2007

L’agenzia delle Entrate, con la risoluzione n. 161 del 9 luglio 2007, è tornata a chiarire gli aspetti ancora irrisolti della gestione dematerializzata dei documenti. Secondo l’Amministrazione finanziaria, non si possono conservare direttamente gli spool di stampa dei documenti analogici, anche se ricevuti con modalità informatiche, ma occorre procedere alla stampa dei documenti su supporto cartaceo, acquisendone successivamente l’immagine.
Si ritiene, però, che con l’apposizione del riferimento temporale e della firma digitale allo spool, si genera un documento statico e non modificabile e quindi rilevante ai fini tributari.
Per quanto riguarda la determinazione dell’imposta di bollo sui documenti informatici, l’Agenzia ha chiarito che per registrazione si deve intendere ogni singolo accadimento contabile, a prescindere dal complesso delle righe di dettaglio.
Risolta positivamente anche la questione relativa al sistema di firma HSM in modalità unattended, per cui ora si richiede solamente che il sistema sia in grado di generare una firma elettronica qualificata che garantisce la connessione univoca al firmatario. Infine, per ovviare al disallineamento temporale tra l’emissione giuridica del documento e l’invio della fattura al cliente, l’Agenzia ha ammesso la possibilità di far decorrere il termine quindicinale per le fatture attive dalla data indicata in fattura e non dalla data di spedizione.
Nella risoluzione si ribadisce che l’unico soggetto responsabile della corretta tenuta e conservazione delle scritture contabili e di tutti i documenti fiscalmente rilevanti è il contribuente, anche quando il processo di conservazione è stato affidato in outsourcing.

XBRL, il nuovo formato per le informazioni economico-finanziarie

di Giacomo Barbieri

Le professioni contabili aprono la strada al nuovo formato Xbrl per dare supporto all' attuazione dell'articolo 37, comma 21-bis del decreto 223/2006, che, dal 31 marzo 2008, prevede l'obbligo di depositare i bilanci e gli altri atti al Registro delle imprese solo in formato elaborabile.
Promosso e sviluppato dal Consorzio mondiale Xbrl International, Xbrl è uno standard informatico utilizzato per la reportistica economico-finanziaria basata su tecnologia Xml, che utilizza i metadati per fornire informazioni di struttura e di contesto dei dati tramite etichette (tag). Xbrl consente l'integrazione diretta dei dati nei sistemi informatici, superando il problema dell'incompatibilità tra i diversi formati elettronici e l'interpretazione dei diversi schemi contabili.

Per poter rispondere a questo nuovo adempimento serviranno importanti adeguamenti nei software gestionali utilizzati dai professionisti e dalle aziende. Dall'uso del nuovo formato possono derivare effetti "collaterali" estremamente positivi in termini di possibilità di interscambio dati tra cliente e professionista, tra diversi professionisti e anche nel rapporto cliente-fornitore.
Dobbiamo augurarci che le software house, sposando strategie troppo conservative allo scopo di contenere i propri investimenti nell'XBRL, non risolvano il problema con moduli ad hoc dedicati unicamente a risolvere l'adempimento civilistico, ma mettano i professionisti in grado di sfruttare a pieno le potenzialità della nuova tecnologia.

Il processo di archiviazione delle fatture si appesantisce

di Giacomo Barbieri

L'ultima risoluzione dell'Agenzia delle Entrate in tema di archiviazione ottica sostitutiva mi ha fatto tornare in mente una barzelletta che circolava tempo fa:
"Signore, allora possiamo distruggere tutto l'archivio cartaceo?"
"Certamente. Però prima fanne una copia."

Con la risoluzione n. 161 del 9 luglio 2007 dell’agenzia delle Entrate , l’archivio fatture si arricchisce di specifiche. Una di queste riguarda gli spool di stampa per i quali si chiarisce che la conservazione sostitutiva dei documenti analogici fiscali non può avvalersi degli spool al posto della memorizzazione delle immagini. Dunque, analogamente ai documenti ricevuti in modalità informatica, ad esempio i fax, bisognerà procedere alla stampa, ottenendo il documento analogico, e alla scansione per ottenere l’immagine da conservare.

La soluzione proposta è paradossale. Per liberarci della carta dobbiamo prima consumarne di nuova anche quando non servirebbe? Non possiamo che augurarci che intervenga al più presto un intervento in rettifica.

Wiki. Uno strumento utile in uno studio professionale?

di Giacomo Barbieri

La comunicazione e la collaborazione online hanno cambiato per sempre il nostro modo di lavorare.

Per le aziende, la sovrabbondante disponibilità di informazioni può creare problemi: uno di questi è la gestione dell'aumento dei dati. Affluiscono nuovi dati mentre tutti gli altri vengono seppelliti in un "cimitero" di informazioni.

Per gli studi professionali, che fanno dell'efficiente circolazione, conservazione e reperimento delle informazioni il loro core business questo diventa un problema di massima criticità.

La soluzione "vecchia scuola" ha consistito per anni in una puntigliosa attività di selezione, classificazione, catalogazione e archiviazione delle informazioni. Modalità adatta a gestire bassi volumi di documenti, tangibili (cartacei...), destinati all'uso proprio o di gruppi ristretti di persone. Il limite strutturale di questa soluzione è evidente: ognuno possiede un suo criterio di categorizzazione (per ciascuno il migliore...) e condividere regole logico-sintattiche può essere un problema insuperabile

In una qualsiasi pratica decine di comunicazioni, e-mail, messaggi immediati e bozze di documenti vanno avanti e indietro tra i membri del team. Allegati smarriti, thread impossibili da seguire e tentativi di definire l'ultima versione possono creare problemi consistenti poiché aumenta la difficoltà di identificare le versioni definitive, il pericolo che qualcuno lavori su versioni "parallele", o che a distanza di tempo, sia impossibile ricostruire con certezza lo svolgimento della pratica.

Riprendere in mano un fascicolo a distanza di tempo è un'operazione tanto frequente quanto, spesso, deludente.

Quando avete bisogno di tenere sotto controllo i vostri dati digitali, potete trovare su Internet nuovi strumenti, tra i quali, uno dei più nuovi e popolari è il sistema wiki.

Wiki – parola hawaiiana per dire "veloce" – è uno strumento flessibile comunemente conosciuto oggi attraverso siti Web quali Wikipedia e il progetto h2g2 della BBC, la famosa "Guida galattica per gli autostoppisti". È un metodo flessibile per condividere la conoscenza attraverso la collaborazione in tempo reale in un ambiente democratico.

Ciò fornisce un metodo diretto per la comunicazione di gruppi dinamici che consente a chi lo desidera di proporre contributi al contenuto generale, sia con l'aggiunta di nuovi dati, con l'editing o l'aggiornamento di informazioni esistenti.

Il sistema wiki fornisce agli intranet aziendali un'ampia gamma di attività collaborative, dalla pianificazione dei progetti all'organizzazione di meeting, perfino un blocco note online.

È possibile effettuare tutte queste operazioni senza conoscenze tecniche e da qualsiasi parte del mondo usando un server di rete privato (o semi-pubblico) con un motore wiki specifico.

Per gli studi professionali orientati al lavoro in team, che condividono un ambiente di scrittura o producono quantità rilevanti di documentazione in gruppo, wiki si può rivelare uno strumento di collaborazione ideale non solo per migliorare la produttività, ma anche per accelerare il consolidamento della conoscenza, vero patrimonio dello studio.

Collaborazione semplificata, non anarchia!

Oggi, la maggioranza di wiki di futura generazione utilizzano collegamenti ipertestuali e un editor WYSIWIG (What You See Is What You Get, quello che vedi è quello che ottieni), che consente agli utenti di creare facilmente pagine interattive e avviare una collaborazione in pochi minuti.

Fornendo la capacità di creare e gestire facilmente contenuti attraverso vari mezzi (postare direttamente materiale o inviare semplicemente una e-mail a una pagina particolare), gli utenti possono essere certi che i contenuti saranno aggiornati in modo dinamico e completamente trasparenti a tutti gli utenti registrati, o solo a quelli che hanno determinati profili di autorizzazione. La maggior parte dei wiki supportano anche allegati. Di fatto, anche se ha varie analogie con sistemi di gestione dei contenuti, un wiki differisce significativamente da essi per la flessibilità della navigazione e della struttura; perfetto per cambiare rapidamente progetti e team.

Un'ulteriore qualità del sistema wiki è che più utenti lo usano, e più vantaggi offre. Con un singolo soggetto editor dei contenuti sarebbe oltremodo difficile garantire l'aggiornamento costante di una intranet aziendale; invece, con un gruppo potenziale di decine o perfino centinaia di editor, che possono aggiungere contenuti senza avere competenze tecniche-informatiche specifiche, è possibile assicurare un livello tutto nuovo alle informazioni.

E una volta eseguiti gli aggiornamenti, tutti gli altri membri del team possono essere avvisati immediatamente tramite notifiche e-mail o feed RSS.

Un wiki ha la capacità di creare un metodo di collaborazione orizzontale e veramente dinamico che garantisce una costante gestione delle conoscenze e dei progetti, qualsiasi sia la dimensione dello studio.